Bạn muốn bán hàng trên mạng online ?
Bạn chưa biết bán hàng trên mạng cần những gì ?
Bạn muốn bán hàng trên mạng hiệu quả hơn ?
Bạn mới bán được vài đơn và muốn tăng lên trăm đơn/ ngày ?
Bạn bán mới vài chục đơn mà đã rối tung hết và muốn tìm cách quản lý hiệu quả ?

Chúc mừng bạn đã đến đúng nơi rồi đấy, bài viết này sẽ giải đáp những thắc mắc ở trên và giải đáp chi tiết từng bước một.

Không lo xa đâu, nhưng bạn hãy nghĩ khi bạn đã đạt tới ngưỡng vài chục đơn đến trăm đơn mỗi ngày trở lên thì một mình bạn không thể phụ trách toàn bộ công việc của cửa hàng mà bắt buộc cần đến một quy trình bán hàng trên mạng bài bản với đầy đủ đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đúng người đúng việc để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc.

Đừng nghĩ rằng shop mình hiện chỉ vài đơn mỗi ngày thì không quan tâm, hãy làm đúng hướng và đúng cách từ đầu thì sau này bạn sẽ khỏe hơn rất rất nhiều đấy. Mình sẽ hướng dẫn cách áp dụng cho cả shop chỉ vài đơn mỗi ngày trong bài này mà.

Hướng dẫn cách vận hành bán hàng trên mạng online hiệu quả 100 đơn / ngày

Trong phần quy trình này mình sẽ giới thiệu cho các bạn các vị trí cần thiết phải có trong một shop bán hàng trên mạng online hiệu quả bao gồm Quản lý, Sale, Marketing, Kế toán, Sản xuất, Kho và vận chuyển.

Như các bạn có thể thấy tùy thuộc vào quy mô và nguồn lực của từng shop các bạn có thể tối giản các vị trí hoặc để một người kiêm nhiệm nhiều công việc, mình cũng đang sử dụng mô hình này để tư vấn cho các cửa hàng online và và dự án bán hàng qua mạng riêng đều đạt được hiệu quả tích cực.

Với nó thì dù quy mô của bạn thế nào thì vẫn có thể bao quát được toàn bộ công việc của cửa hàng theo dõi và đánh giá hiệu quả bán hàng qua mạng online một cách dễ dàng nhất.

Bây giờ mình sẽ giới thiệu lần lượt công việc của từng vị trí cộng thêm là những lời khuyên xuất phát từ kinh nghiệm cá nhân của mình để làm sao xây dựng được đội ngũ nhân sự một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất.

1 . Vị trí đầu tiên được nhắc đến là quản lý:

Thường vị trí này sẽ do chủ shop trực tiếp đảm nhiệm đây là vị trí cao nhất trong mô hình sẽ quản lý kinh doanh, bán hàng trên mạng online của mình. Một số công việc của quản lý cần đảm nhiệm là:
– Kiểm soát hoạt động kinh doanh với các bộ phận trong shop
– Kế hoạch và đưa chỉ tiêu kinh doanh cho bộ phận sales, marketing
– Quản lý, theo dõi, sắp xếp sổ theo dõi công việc của nhân viên
– Làm việc với các đối tác ví dụ như nguồn hàng, vận chuyển

Người quản lý rất hay gặp sai sót ở trong việc đưa ra mục tiêu kinh doanh, việc này sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận bán hàng, marketing. Mục tiêu kinh doanh mà mình nhận được nhiều nhất khi hỏi các chủ shop bán hàng đó là “bán được nhiều nhất có thể” ,đây là một mục tiêu rất chung chung bạn không thể đánh giá được hiệu quả công việc bán hàng trên mạng online một cách chính xác thì các bộ phận cũng không thể nào đánh giá được hiệu quả của mình. Vậy làm thế nào để đưa ra được một vụ tiêu kinh doanh một cách thông minh .

Sử dụng mô hình smart để đưa ra mục tiêu kinh doanh:
S – Specific: cụ thể rõ ràng, bạn muốn doanh thu bao nhiêu tiền, tăng trưởng bao nhiêu phần trăm
M – Measurable: con số cụ thể đo đếm được,ví dụ 500 triệu
A – Achiveable: khả thi, mục tiêu có khả thi không hay có quá thấp hay quá cao không
R – Ralistic: thực tế, có phù hợp với tình hình thực tế không, hãy phân tích tình hình kinh doanh của thị trường tại thời điểm đó, kết hợp thông tin các giai đoạn trước để đưa ra mục tiêu phù hợp có thể đạt được. Nhất là với các sản phẩm có tính thời vụ thì thông tin bán hàng những năm trước trong thời điểm đó rất quan trọng.
T – Time-bound: có thời gian hoàn thành mục tiêu, mục tiêu phải có thời gian hoàn thành rõ ràng để đó làm mốc để phấn đấu, nếu gần tới mà không đạt thì phải tìm cách đẩy mạnh và xong thì tổng kết lại so sánh.

Sử dụng công cụ quản lý kinh doanh phù hợp quy mô:
– Với các mô hình kinh doanh lớn kết hợp giữa kinh doanh bán hàng trên mạng online và offline có nhiều cơ sở, chi nhánh có thể sử dụng giải pháp ERP tổng thể ( các bên cung cấp giải pháp ERP tổng thể có thể tối ưu và tùy chỉnh cho phù hợp với bạn).
– Với mô hình kinh doanh nhỏ bạn có thể sử dụng công cụ miễn phí Google Drive như Google trang tính, Microsoft Office như Excel để lưu trữ dữ liệu kinh doanh bạn chỉ cần biết một chút về tin học văn phòng là có thể sử dụng công cụ này một cách hiệu quả.

Lên dự trù ngân sách và phân bổ ngân sách cho các bộ phận để đảm bảo doanh thu.
Muốn có tiền vào thì phải có tiền ra để đầu tư trước, bạn muốn có 100 triệu thì trong đó là bao nhiêu tiền cho vốn sản phẩm, bao nhiêu tiền là cho marketing, kho, vận chuyển, …

Sẽ có những khoản tiền phải chi trước và chi sau khi tạo ra doanh thu. Ví dụ bạn phải chi tiền làm marketing hoặc chi tiền để sản xuất, rồi sau khi tạo ra doanh thu thì sẽ có tiền cho sale, kế toán, kho và vận chuyển.

Và sẽ có 2 dạng chi phí thường gặp đó là chi phí cố định và chi phí biến đổi.
– Chi phí cố định: là những khoản chi phí mà bạn có bán được hàng hay không cũng phải chi như tiền lương cố định, tiền phòng ốc, kho bãi, máy móc,…
– Chi phí biến đổi: là những khoản chi phí mà bạn khi bán được hàng mới phải chi như tiền hoa hồng cho sale, tiền vận chuyển, đóng gói, …

Dự tính các khoản chi phí:
– Chi phí văn phòng (<10% doanh thu ): nếu bạn chủ yếu kinh doanh bán hàng trên mạng online thì chi phí này sẽ không nhiều, còn có cửa hàng thì sẽ phải có.
– Nhân sự (<20% doanh thu): các khoản khi cố định và hoa hồng khi phát sinh doanh thu
– Marketing ( <= 20% doanh thu): chi để có nguồn thông tin khách hàng tiềm năng để Sale chăm sóc
– Sản xuất: chi phí để tạo ra sản phẩm
– Khác: nên có khoản ngân sách dự phòng hoặc tùy tính chất kinh doanh của bạn mà thêm vào cho phù hợp

File excel LÊN MỤC TIÊU BÁN HÀNG TỰ ĐỘNG với vài click chuột đơn giản 

Bạn sẽ có cơ hội nhận file excel QUẢN LÝ BÁN HÀNG ONLINE TOÀN DIỆN nữa nhé.
Chưa bao giờ việc quản lý bán hàng lại dễ dàng vậy !

2. Bộ phận SALE

Tiếp theo mình sẽ đề cập đến một bộ phận không thể thiếu trong shop bán hàng trên mạng online đó là bộ phận SALE, bộ phận mang lại doanh thu trực tiếp.

Công việc đầu tiên của bộ hận SALE là kết hợp cùng với bộ phận marketing để đưa ra KPI, KPI của hai bộ phận này là hoàn toàn khác nhau. Nếu hiểu không đúng thì công việc hai bên sẽ bị chồng chất lên nhau và bạn không thể đánh giá hiệu quả chính xác công việc của từng bộ phận.

Chỉ tiêu của SALE là doanh số bán hàng, số lượng khách mua hàng. Trong khi đó chỉ tiêu của MARKETING chỉ dừng lại ở lượng khách hàng tiếp cận, số lượng thông tin của khách hàng tiềm năng, ví dụ số điện thoại, email.

Làm một bài toán đơn giản như sau Shop A kinh doanh bán hàng trên mạng online với sản phẩm ví da bò với giá 500 nghìn đồng trên một chiếc, mục tiêu doanh thu tháng 1 là 500 triệu vậy tức là trong tháng đó Shop phải có 1000 khách mua hàng, đây là chỉ tiêu dành cho SALE, theo phân tích từ cả hai bộ phận sales và Marketing tỉ lệ chốt sale trung bình cho mặt hàng này là 40% điều đó có nghĩa trong tháng 1 đội Marketing sẽ phải mang về 2500 khách hàng tiềm năng, tương ứng mỗi ngày là khoảng 85 thông tin khách hàng, con số này là chỉ tiêu cho Marketing từ đó đội Marketing sẽ tính ra số lượng người tiếp cận và phân bổ ngân sách cho phù hợp.

Sau khi bộ phận marketing mang về thông tin khách hàng tiềm năng thì nhiệm vụ tiếp theo của bộ phận sale là tiến hành chốt sale, nhân viên sale sẽ giới thiệu thông tin chi tiết về sản phẩm dịch vụ đang kinh doanh, trả lời các thắc mắc của khách hàng, thuyết phục họ mua hàng.

Đối với những SALE mới bán hàng qua mạng online nói chung thì công việc bán hàng thường mang nhiều sự lo lắng nên ngay cả khi được đào tạo thì nhân viên bán hàng đó vẫn mang một tâm lý e dè, hay nói đúng hơn là vẫn sợ khách hàng.

Để có thể tiếp cận và thuyết phục khách hàng mua hàng thì nhân viên Sale một kịch bản chi tiết. Cấu trúc kịch bản Sale bao gồm:
– Phân loại khách hàng
– Lời thoại bán hàng
– Câu hỏi khách hàng thường hỏi
– Và các phần khác tùy thuộc sản phẩm và dịch vụ của bạn

Bán hàng qua mạng online đa số chúng ta sẽ tiếp cận đến khách hàng thông qua điện thoại nên khả năng chốt sale sẽ thất bại nếu khách hàng biết bạn đang cố gắng để bán sản phẩm, thay vì như thế bạn cần có một số kỹ năng để chiều lòng khách hàng như:

– Thứ nhất KHEN, phụ nữ thường thích được khen, về họ, về gia đình, về con cái, còn đàn ông thích khen sự thành đạt và phong độ .
– Thứ hai: ĐẶT CÂU HỎI, nên nhớ khách hàng không phải ai cũng giống ai đừng đặt những câu hỏi giống nhau tùy vào từng khách hàng mà đặt những câu hỏi khác nhau.
– Thứ ba: là người bán hàng uy tín và chuyên nghiệp đừng tìm cách qua mặt khách hàng, có đôi lúc chúng ta có nhiều cơ hội để có thể qua mặt khách hàng, biến sự sơ suất và thiếu hiểu biết của họ thành một món lời cho công ty.

Có hai động lực chính để thúc đẩy nhân viên sale đó là học hỏi được điều gì đó hoặc kiếm được nhiều tiền. Nếu một nhân viên không có động lực kiếm tiền thường nhân viên sale đó sẽ làm việc không quá tốt. Quản lý cần đưa ra các mức khen thưởng phù hợp với miêu tả công việc của nhân viên.

Nếu được thì có thêm thưởng đột xuất, thưởng thi đua để thúc đẩy tinh thần các nhân viên sale với nhau.

Nếu quy mô bạn có từ 6 nhân viên sale trở lên thì bạn có thể chia team 3 người để họ cùng học hỏi, thúc đẩy lẫn nhau.

Bên cạnh đó phải thường xuyên tổ chức đào tạo nhân viên, nếu cần thiết cho có thể gửi họ đi học tập hoặc thuê người về dạy các khóa kỹ năng bán hàng để họ cảm thấy mình được quan tâm, được học hỏi và nâng cao kiến thức.

Nhiệm vụ khác nữa của bộ phận sale mình muốn nhắc tới ở đây là chăm sóc khách hàng, đối với những mô hình kinh doanh, bán hàng trên mạng online lớn thường sẽ có một bộ phận chăm sóc khách hàng riêng nhưng ở những shop nhỏ thì bộ phận sales thường kiêm luôn nhiệm vụ này, công việc này bao gồm giữ liên lạc với khách hàng trong quá trình mua hàng, sau mua hàng, chăm sóc hậu mãi , giải quyết các khiếu nại phát sinh.

Chăm sóc khách hàng là một phần nằm trong hệ thống crm, quản trị quan hệ khách hàng đang ngày càng được con shop bán hàng qua mạng online rất quan tâm, khách hàng bây giờ rất tinh ý nhiều khi chỉ vì thái độ bán hàng chăm sóc hậu mãi mà quyết định trở thành khách hàng thân thiết hoặc không bao giờ quay lại sau đó nữa, hoặc nhờ những phản hồi từ khách hàng mà bạn sẽ có thể hiểu được những mong muốn khác nữa của khách hàng để góp ý cải tiến sản phẩm, dịch vụ của mình lên.

Do vậy người quản lý phải ưu tiên tập trung hơn vào nhiệm vụ chăm sóc khách hàng để nâng cao chất lượng bán hàng, tăng thêm khách hàng trung thành cho shop.

Theo quy tắc 80/20 thì 20% khách hàng trung thành sẽ đóng góp tới 80% doanh thu và lợi nhuận dù bạn bán hàng trên mạng online hay cả offline đấy nhé.

3. Bộ phận MARKETING

Nhiệm vụ của bộ phận Marketing là lên kế hoạch sử dụng các kênh marketing, biệt là các kênh online để thu thập thông tin khách hàng tiềm năng mang về cho bộ phận sales, chỉ tiêu quan trọng nhất của bộ phận Marketing là số lượng khách hàng tiếp cận được và số lượng thông tin khách hàng tiềm năng mang về.

Với đặc điểm bán hàng trên mạng online nên các shop cũng tận dụng tối đa các kênh marketing online để giới thiệu sản phẩm dịch vụ, một số kênh phổ biến hiện giờ như: Facebook Ads, Google Ads, SEO, Email, SMS, Instagram, Shopee, Zalo,…

Đối với các shop có quy mô nhỏ không có nhiều kiến thức về marketing online sẽ thuê các dịch vụ bên ngoài để làm các công việc này. Tuy nhiên chủ shop cũng nên cân nhắc cẩn thận và đưa ra các yêu cầu rõ ràng trước khi quyết định thuê người làm các kênh marketing online cho mình:

– Đối với những dự án lớn sử dụng đa kênh thì thường sẽ có các chi phí như: quản lý dự án 15 đến 20% ngân sách marketing, và theo kpi đạt được, phí quản lý quảng cáo đối với các công cụ marketing online như kênh Facebook Ads, Google Ads,… từ 10 đến 20% ngân sách quảng cáo.

– Đối với những dự án nhỏ chỉ triển khai một hai kênh như Facebook Ads, Google Ads thì thường sẽ trả tiền trọn gói theo KPI hoặc trả tiền theo phần trăm ngân sách từ 10 đến 20% ngân sách quảng cáo hoặc kết hợp cả hai.

Rất nhiều chủ shop phó mặc hoàn toàn công việc quảng cáo cho các bạn Freelancer chạy quảng cáo marketing online, không biết cách theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc. Điều này có thể tạo nên một lỗ hổng gây ảnh hưởng không tốt đến công việc kinh doanh của shop, mình khuyên các bạn chủ shop nên trang bị những kiến thức cơ bản về marketing, kinh doanh online để theo dõi công việc của Freelancer được sát sao hơn và phối hợp làm việc cũng hiệu quả hơn.

Như mình cũng là một Freelancer, rất nhiều chủ shop không có kiến thức về marketing hay kinh doanh bán hàng trên mạng online, họ đến thuê người sẽ quảng cáo và luôn luôn muốn cam kết doanh thu bán hàng. Nhưng việc cam kết doanh thu bán hàng rất khó vì để ra được đơn hàng phụ thuộc vào nhiều yếu tố vào bộ phận khác nhau, một mình Freelancer không thể đảm bảo được tất cả các yếu tố này nếu chưa có dầy dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực, ngành nghề đó.

Chỉ tiêu của marketing thường là số lượng khách hàng tiếp cận được, số lượng thông tin khách hàng tiềm năng mang về, chủ shop không nên khăng khăng việc cam kết doanh thu, sẽ khó tìm được tiếng nói chung giữa hai bên.

Và bạn hoàn toàn có thể kết hợp với nhiều Freelancer khác nhau để cùng đi khai thác khách hàng, dựa trên đó bạn sẽ tiếp cận được nhiều khách hàng tiềm năng hơn và đánh giá, chọn lọc được những Freelancer chất lượng hơn.

4. Bộ phận KẾ TOÁN

Nhiều bạn sẽ thắc mắc tại sao kinh doanh bán hàng trên mạng online lại cần đến kế toán ?
Cới những shop nhỏ thì chủ shop sẽ kiêm luôn nhiệm vụ theo dõi số liệu tài chính, khi quy mô bán hàng tăng rồi số lượng đơn hàng lớn, thì việc theo dõi doanh thu chi phí và xuất nhập hàng là việc hết sức cần thiết, cần phải có người phụ trách riêng.

Những công việc thường ngày của bộ phận kế toán sẽ là:
– Tổng hơn số lượng bán hàng, mua hàng
– Theo dõi, giám sát số lượng báo cáo kho
– Quản lý thông tin khách hàng, sổ sách, chứng từ

Trong quy trình bán hàng này thì tiếp theo thông tin đơn hàng sẽ được chuyển từ bộ phận sale qua bộ phận kế toán trước khi đưa xuống bộ phận sản xuất hoặc kho đến tiến hành đóng hoặc xuất hàng.

Bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý bán hàng thì sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian, bạn có thể dụng công cụ miễn phí đơn giản như excel, google trang tính hoặc search google tìm một số công cụ có phí để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất về nguồn lực hiện tại.

5. Bộ phận SẢN XUẤT

Nói là bộ phận sản xuất thì cũng tùy vào cách vận hành của bạn, nhiều người khâu sản xuất kinh doanh bán hàng online có thể là họ nhập nguyên liệu về để sản xuất ra thành phẩm, hoặc cũng có thể nhập sản phẩm về rồi đóng gói nhãn mác của mình vào hay kết hợp nhiều sản phẩm lại thành combo thì cũng có thể gọi là sản xuất.

Nếu bạn nhập hàng thành phẩm và bán luôn hay chỉ đóng gói bao bì, nhãn mác của mình hay đơn thuần là bán dịch vụ thì có thể sẽ không cần bộ phận sản xuất mà chuyển qua cho bộ phận kho và vận chuyển phụ trách luôn.

Nhiệm vụ của bộ phận sản xuất:
– Nhập nguyên liệu
– Lên kế hoạch sản xuất hàng hóa
– Cải tiến chất lượng sản phẩm

Khi bạn có chức năng sản xuất và tùy thuộc tốc độ sản xuất của bạn thì việc dựa trên kế hoạch, mục tiêu kinh doanh bán hàng trên mạng online tương ứng với số lượng sản phẩm cần phải sản xuất để đáp ứng thì bộ phận sản xuất sẽ phải lên kế hoạch mua nguyên liệu, hàng hóa để đảm bảo luôn có sẵn hàng và thậm chí dư ra để dự phòng. Nhất là với nhiều lĩnh vực thì nguyên liệu trên thị trường không phải lúc nào cũng có sẵn thì bạn sẽ phải lên kế hoạch để mua dự trữ chứ.

6. Bộ phận KHO và VẬN CHUYỂN

Mua bán hàng trên mạng online đồng nghĩa với việc khách hàng của bạn đến từ tất cả mọi nơi đều có thể mua hàng từ shop của bạn, và bạn có nghĩa vụ vận chuyển hàng đến tận tay người mua. Do đó việc quản lý sản phẩm và vận chuyển cần được kiểm soát hết sức chặt chẽ, các shop có số lượng đơn hàng lớn tầm vài chục đến vài trăm đơn một ngày phải có bộ phận kho vận chuyển để chuyên nhiệm vụ:
– Quản lý hàng hóa, tiến hành đóng hành
– Thực hiện giao nhận vận chuyển hàng hóa khi yêu cầu của kế toán
– Kiểm tra tiến độ giao hàng

Đối với các shop bán hàng qua mạng online quy mô nhỏ vài đơn mỗi ngày có thể chỉ cần đảm nhiệm công việc quản lý hàng hóa, đóng hàng, còn việc ship hàng có thể để thuê các bên thứ ba để ship nội thành và các tỉnh.

Khi số lượng đơn hàng nhiều thì vấn đề hoàn hàng cao sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả bán hàng, để giảm tỷ lệ hoàn thì có một số cách xử lý sau:
– Thứ nhất thông tin rõ ràng về chất lượng, mẫu mã để tránh gây nhầm lẫn cho khách hàng khi đặt hàng online.
– Thứ hai, tạo danh sách đen những người thường hoàn hàng, có thể kết hợp với một số shop khác để bổ sung cho nhau.
– Thứ ba, chăm sóc khách hàng trong quá trình mua hàng, ví dụ gọi điện, nhắn tin thông báo cho khách khi hàng được chuyển, hàng sẽ giao trong ngày nào để khách hàng chủ động nhận hàng.
– Thứ tư, thỏa thuận trước với khách hàng về việc đổi trả hàng từ trước khi giao hàng.

Khi làm việc với các đơn vị vận chuyển thường sẽ có người của đơn vị vận chuyển đó phụ trách riêng bạn và thường có mức phần trăm chiết khấu cao, do đó bạn có thể phối hợp cách shop với nhau để ký hợp đồng lớn hơn từ các đơn vị vận chuyển.

Đặc biệt, những bạn bán hàng trên mạng online quy mô nhỏ cũng có thể dùng cách này để đảm bảo không bị hoàn hàng bằng cách liên hệ các group trên Facebook dạng Ship tìm người – Người tìm ship ở khu vực Hà Nội, Hồ Chí Minh.

Khi bạn có đơn hàng thì sẽ lên Group đăng tin đơn hàng và lộ trình để tìm ship, cho giá ship và họ sẽ đến tạm ứng trước tiền hàng cho bạn, đem đi giao và nhận tiền ship, tiền hàng từ khách. Như vậy rủi ro hoàn hàng họ sẽ nhận hết vào mình, chỉ có điều tiền ship sẽ cao hơn là các công ty vận chuyển một tí. Sau khi làm một thời gian thì bạn cũng có thể tìm được những shipper ruột cho mình, nếu bạn làm ăn uy tín và xác định làm lâu dài với nhau.

Tóm lại, quy trình bán hàng trên mạng online này rất cần thiết để bạn có thể dễ dàng triển khai, đánh giá và tối ưu công việc kinh doanh online của bạn. Tùy theo quy mô của bạn đang lớn nhỏ thế nào mà sẽ chia việc hay gom chung lại để tiết kiệm nguồn lực rồi từ từ nâng cấp và gia tăng số lượng lên sau.

Cảm ơn các bạn đã đọc toàn bộ nội dung chia sẻ của mình.

Bạn thấy nội dung thú vị ?
Bạn vẫn còn thắc mắc ?
Bạn muốn chia sẻ gì đó ?

Hãy gửi bình luận bên dưới và Giang sẽ giải đáp hết nhé !